Erstgespräch sichern

Häufig gestellte Fragen

Allgemeine Fragen zur Buchhaltung

Wir übernehmen die laufende Finanzbuchhaltung für Unternehmen, insbesondere für kleine GmbHs und mittelständisch geprägte Mandanten. Dazu gehören unter anderem die digitale Belegverarbeitung, die laufende Verbuchung von Geschäftsvorfällen, die Abstimmung von Bankkonten, Debitoren und Kreditoren, OPOS-Listen, Zahlungsverkehr, BWA, Summen- und Saldenlisten, Monatsabschluss, Reporting, Kostenstellen und vorbereitende Jahresabschlussarbeiten.

Je nach Mandant und Systemlandschaft können auch Themen wie Anlagenbuchhaltung, Mahnwesen, E-Commerce-Abstimmungen, OSS-Themen, Zahlungsdienstleister, Verrechnungskonten und betriebswirtschaftliche Auswertungen betreut werden.

Unsere Buchhaltungsleistungen richten sich vor allem an kleine GmbHs, wachsende Unternehmen, Dienstleister, E-Commerce-Unternehmen, Agenturen, Handwerksbetriebe, Immobiliengesellschaften, Beratungsunternehmen und Unternehmer, die ihre Buchhaltung professionell auslagern möchten.

Eine sehr enge Brancheneinschränkung gibt es bewusst nicht. Viele Unternehmen haben ähnliche Anforderungen: Belege müssen sauber verarbeitet, Bankkonten abgestimmt, offene Posten gepflegt, Rückfragen geklärt und monatliche Auswertungen verlässlich bereitgestellt werden.

Wir arbeiten bundesweit für Mandanten. Auch wenn einzelne Webseiten einen regionalen Bezug haben, zum Beispiel Buchhaltung Leipzig, Buchhaltung Dresden, Buchhaltung Hamburg oder Buchhaltung Berlin, erfolgt die Zusammenarbeit in der Regel digital und standortunabhängig.

Das bedeutet: Ein Unternehmen aus Leipzig, Dresden, Hamburg, Berlin, Köln oder einer anderen Region kann genauso digital betreut werden wie ein Mandant direkt vor Ort. Entscheidend sind saubere Prozesse, klare Zuständigkeiten und eine strukturierte digitale Zusammenarbeit.

Viele Unternehmer suchen zunächst regional nach Unterstützung, zum Beispiel nach „Buchhaltung Leipzig“ oder „Buchhaltung Dresden“. Die tatsächliche Zusammenarbeit ist heute aber häufig digital möglich.

Die regionalen Webseiten helfen dabei, passende Ansprechpartner für Unternehmer aus bestimmten Regionen sichtbar zu machen. Die fachliche Leistung bleibt dabei dieselbe: laufende Buchhaltung, digitale Belegverarbeitung, Monatsauswertungen und vorbereitende Arbeiten für Steuerberater und Jahresabschluss.

Die laufende Finanzbuchhaltung umfasst die regelmäßige Verarbeitung und Verbuchung der Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Dazu gehören Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bankbewegungen, Kassen, Kreditkarten, Zahlungsdienstleister, Verrechnungskonten und weitere buchhalterische Vorgänge.

Ziel ist, dass die Buchhaltung nicht erst am Jahresende aufgearbeitet wird, sondern laufend einen belastbaren Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens gibt.

Die laufende Buchhaltung bildet die Grundlage für den Jahresabschluss. In der Buchhaltung werden die monatlichen Geschäftsvorfälle erfasst, abgestimmt und ausgewertet. Der Jahresabschluss wird in der Regel durch den Steuerberater oder eine entsprechend befugte Stelle erstellt.

BiBU Office übernimmt die laufende Buchhaltung und vorbereitende Jahresabschlussarbeiten. Dadurch wird die Grundlage geschaffen, damit der Jahresabschluss strukturierter, schneller und mit weniger Rückfragen erstellt werden kann.

BiBU Office übernimmt laufende Buchhaltung und vorbereitende Tätigkeiten. Steuerberatende Leistungen, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse im Sinne des Steuerberatungsgesetzes werden nicht ersetzt.

In der Praxis arbeiten wir häufig mit den bestehenden Steuerberatern unserer Mandanten zusammen und sorgen dafür, dass die laufende Buchhaltung sauber vorbereitet, abgestimmt und auswertbar ist.

Abschlussnahe Buchhaltung bedeutet, dass die laufende Buchhaltung nicht nur als reine Belegerfassung verstanden wird. Neben der Verbuchung der Belege achten wir auf Abstimmungen, Plausibilitäten, offene Posten, Bankkonten, Verrechnungskonten, Rückfragen und eine nachvollziehbare monatliche Auswertung.

Das Ziel ist, dass die Buchhaltung bereits während des Jahres eine Qualität erreicht, die eine gute Grundlage für BWA, SuSa, Banken, Steuerberater, Controlling und Jahresabschluss bildet.

Eine abschlussnahe Buchhaltung reduziert Überraschungen am Jahresende. Wenn Bankkonten, OPOS-Listen, Verrechnungskonten und wesentliche Sachverhalte laufend geprüft werden, entstehen weniger Rückfragen beim Jahresabschluss.

Außerdem erhalten Unternehmer unterjährig bessere Zahlen. Eine monatliche BWA oder SuSa ist nur dann wirklich hilfreich, wenn die zugrunde liegende Buchhaltung sauber, vollständig und plausibel ist.

DATEV, Digitalisierung & Systeme

Ja, DATEV Unternehmen online ist ein wichtiger Bestandteil vieler digitaler Buchhaltungsprozesse. Über DATEV Unternehmen online können Belege digital bereitgestellt, Zahlungen vorbereitet und Daten strukturiert verarbeitet werden.
Gleichzeitig arbeiten wir systemoffen. Nicht jedes Unternehmen nutzt dieselbe Software. Deshalb prüfen wir zu Beginn, welche Systeme vorhanden sind und wie die Daten sinnvoll in den Buchhaltungsprozess eingebunden werden können.

Nein. DATEV ist häufig ein zentraler Standard, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Wir legen uns aber bewusst nicht ausschließlich auf ein System fest.
Viele Mandanten nutzen zusätzliche Systeme wie Warenwirtschaft, Onlineshops, Zahlungsanbieter, Rechnungsprogramme, ERP-Systeme oder Controlling-Tools. Entscheidend ist, dass Daten sauber übergeben, abgestimmt und in einen zuverlässigen Buchhaltungsprozess integriert werden können.

Ja, in der Regel kann eine Übernahme über DATEV direkt oder über den Austausch von Buchungsstapeln erfolgen. Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, wie die bisherige Buchhaltung geführt wurde und welche Zugänge oder Daten verfügbar sind.
Für eine saubere Übernahme sind insbesondere Buchungsstapel, Summen- und Saldenlisten, OPOS-Listen, Kontenblätter, Stammdaten und gegebenenfalls Vorjahreswerte wichtig.

Zusammenarbeit & Prozesse

Ja, eine Übernahme mitten im Jahr ist grundsätzlich möglich. Wichtig ist, dass die bisherige Buchhaltung vollständig und nachvollziehbar übergeben wird.
Vor dem Start prüfen wir, welche Monate bereits gebucht wurden, ob offene Posten sauber geführt sind, ob Bankkonten abgestimmt wurden und welche Unterlagen für eine verlässliche Fortführung benötigt werden.

Für den Start benötigen wir je nach Ausgangslage unter anderem die aktuellen Stammdaten, den Kontenrahmen, Summen- und Saldenlisten, OPOS-Listen, Bankzugänge oder Bankexporte, Belege, laufende Verträge, Informationen zu wiederkehrenden Buchungen, Anlagenverzeichnisse, Vorjahresabschluss, aktuelle BWA und gegebenenfalls Zugang zu DATEV Unternehmen online.
Wenn bereits ein Steuerberater eingebunden ist, ist auch die Abstimmung mit der Kanzlei sinnvoll, damit Daten und Zuständigkeiten sauber übergeben werden.

Zu Beginn klären wir den aktuellen Stand der Buchhaltung, die vorhandenen Systeme, das Belegvolumen, die Bankkonten, Zahlungsdienstleister, offenen Posten und gewünschten Auswertungen.
Danach wird der digitale Ablauf eingerichtet. Die Belege werden regelmäßig bereitgestellt, Geschäftsvorfälle werden verarbeitet, Rückfragen geklärt, Konten abgestimmt und monatliche Auswertungen bereitgestellt. Ziel ist ein wiederholbarer Monatsprozess mit klaren Zuständigkeiten.

Belege werden idealerweise digital übergeben. Häufig erfolgt die Übergabe über DATEV Unternehmen online oder über andere geeignete digitale Systeme.
Wichtig ist, dass Belege vollständig, lesbar und zeitnah bereitgestellt werden. Je besser die Belegübergabe organisiert ist, desto effizienter kann die Buchhaltung verarbeitet werden.

In der Regel ist eine digitale Zusammenarbeit sinnvoller. Papierbelege verursachen zusätzlichen Aufwand, längere Bearbeitungszeiten und höhere Kosten.
Wenn noch Papierbelege vorhanden sind, kann im Einzelfall besprochen werden, wie diese digitalisiert und künftig in einen sauberen digitalen Prozess überführt werden.

Das hängt vom aktuellen Stand der Buchhaltung und den vorhandenen Daten ab. Wenn DATEV-Zugänge, Buchungsstapel, OPOS-Listen, Bankdaten und Belege sauber vorliegen, kann die Übernahme meist deutlich schneller erfolgen.
Wenn Altdaten unvollständig oder ungeklärt sind, sollte zunächst eine strukturierte Bestandsaufnahme erfolgen.

Im Erstgespräch klären wir, welches Unternehmen betreut werden soll, welche Systeme genutzt werden, wie viele Belege und Bankkonten vorhanden sind, ob offene Posten geführt werden, welche Auswertungen benötigt werden und ob ein Steuerberater eingebunden ist.
Auf dieser Grundlage kann eingeschätzt werden, wie die Zusammenarbeit sinnvoll aufgebaut wird und welcher Aufwand realistisch zu erwarten ist.

Laufende Buchhaltung & Leistungen

Ja, je nach Vereinbarung kann auch der Zahlungsverkehr vorbereitet oder unterstützt werden. Dabei kann es zum Beispiel um Zahlungsvorschläge, die Prüfung offener Eingangsrechnungen oder die Vorbereitung von Zahlungen gehen.
Die finale Freigabe und Ausführung sollte in der Regel beim Unternehmen verbleiben oder klar nach internen Freigabeprozessen geregelt sein.

Ja, die Führung und Abstimmung offener Posten gehört zu den wichtigen Bestandteilen einer sauberen Buchhaltung. Offene Ausgangs- und Eingangsrechnungen sollten regelmäßig geprüft werden, damit Forderungen, Verbindlichkeiten und Zahlungsstände nachvollziehbar bleiben.
Eine gepflegte OPOS-Liste hilft auch beim Mahnwesen, bei Liquiditätsplanung, Jahresabschluss und Bankgesprächen.

Ja, Mahnwesen kann je nach Mandatsumfang unterstützt werden. Dazu gehört insbesondere die Auswertung offener Forderungen, die Vorbereitung von Mahnlisten oder die Abstimmung mit dem Unternehmen, welche Kunden angesprochen werden sollen.
Wie weit die Unterstützung reicht, wird individuell vereinbart.

Ja, die Bankabstimmung ist ein zentraler Bestandteil einer ordentlichen Buchhaltung. Bankbewegungen müssen nachvollziehbar den entsprechenden Belegen, Zahlungen, Umbuchungen oder sonstigen Geschäftsvorfällen zugeordnet werden.
Eine nicht abgestimmte Bank führt häufig zu unklaren Salden und Rückfragen. Deshalb ist die regelmäßige Bankabstimmung wichtig für belastbare Monatszahlen.

Verrechnungskonten werden in der Buchhaltung häufig genutzt, wenn Zahlungen, Umbuchungen, Zahlungsdienstleister, Gesellschaftervorgänge oder technische Schnittstellen nicht direkt einem endgültigen Konto zugeordnet werden können.
Diese Konten sollten regelmäßig geprüft und bereinigt werden. Bleiben Verrechnungskonten über längere Zeit ungeklärt, entstehen häufig Probleme im Monatsabschluss oder Jahresabschluss.

Ja, eine betriebswirtschaftliche Auswertung kann im Rahmen der laufenden Buchhaltung bereitgestellt werden. Die BWA zeigt, wie sich Erträge, Aufwendungen und Ergebnis des Unternehmens entwickeln.
Entscheidend ist aber: Eine BWA ist nur so gut wie die zugrunde liegende Buchhaltung. Deshalb legen wir Wert auf eine saubere Verarbeitung und Abstimmung der laufenden Daten.

Die Summen- und Saldenliste, kurz SuSa, zeigt die Bewegungen und Salden der einzelnen Konten. Sie ist eine wichtige Grundlage für Steuerberater, Jahresabschluss, Banken, Controlling und interne Auswertungen.
Eine regelmäßig geprüfte SuSa hilft dabei, Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.

Je nach Mandat kann ein monatlicher Abschlussprozess eingerichtet werden. Dabei werden die laufenden Buchungen verarbeitet, Bankkonten abgestimmt, offene Posten geprüft, Rückfragen geklärt und Auswertungen bereitgestellt.
Ein solcher Monatsabschluss schafft mehr Transparenz und verhindert, dass sich ungeklärte Themen über längere Zeit ansammeln.

Ja, Anlagenbuchhaltung kann je nach Umfang unterstützt werden. Dazu gehören die Erfassung von Anlagegütern, Zugängen, Abgängen, Abschreibungsgrundlagen und Abstimmungen mit der Finanzbuchhaltung.
Gerade bei GmbHs ist eine saubere Anlagenbuchhaltung wichtig, damit Jahresabschluss und laufende Auswertungen nachvollziehbar bleiben.

Ja, Kostenstellen können eingerichtet und geführt werden, wenn das Unternehmen eine detailliertere Auswertung benötigt. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn verschiedene Bereiche, Filialen, Projekte oder Geschäftsfelder getrennt ausgewertet werden sollen.
Kostenstellen helfen dabei, betriebswirtschaftliche Entwicklungen genauer zu verstehen.

Ja, je nach Bedarf können Reporting und Controlling-Auswertungen auf Grundlage der Buchhaltung unterstützt werden. Dazu gehören zum Beispiel monatliche Übersichten, Kostenstellen-Auswertungen, Umsatzanalysen, Ergebnisübersichten oder individuelle Auswertungen.
Die konkrete Ausgestaltung hängt vom Unternehmen, den vorhandenen Daten und den gewünschten Kennzahlen ab.

E-Commerce & Spezialthemen

Ja, E-Commerce-Abstimmungen können je nach Systemlandschaft unterstützt werden. Dabei geht es häufig um Onlineshops, Zahlungsanbieter, Marktplätze, Gebühren, Auszahlungen, Gutscheine, Retouren, OSS und die Abstimmung zwischen Shop, Zahlungsdienstleister und Buchhaltung.
E-Commerce-Buchhaltung ist oft komplexer als klassische Belegbuchhaltung, weil viele Datenquellen sauber zusammengeführt werden müssen.

OSS-relevante Daten können im Rahmen der laufenden Buchhaltung und Abstimmung berücksichtigt werden. Gerade bei grenzüberschreitenden B2C-Umsätzen innerhalb der EU ist eine saubere Datenbasis wichtig.
Die steuerliche Beurteilung und Erklärung sollte bei Bedarf mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Preise & Aufwand

Die Kosten hängen vom tatsächlichen Umfang ab. Einfluss haben unter anderem Belegvolumen, Anzahl der Bankkonten, Zahlungsdienstleister, OPOS-Führung, Komplexität der Geschäftsvorfälle, gewünschte Auswertungen, Rückfragen, Schnittstellen und Qualität der bereitgestellten Unterlagen.
Unser Ansatz ist, dass nur die Zeit vergütet werden soll, die tatsächlich benötigt wird. Dadurch bleibt die Abrechnung nachvollziehbar und orientiert sich am realen Aufwand.

Je nach Mandat können feste Abläufe oder monatliche Erfahrungswerte entstehen. Dennoch ist der Aufwand in der Buchhaltung stark vom tatsächlichen Umfang und der Qualität der Unterlagen abhängig.
Deshalb prüfen wir zunächst den konkreten Bedarf und entwickeln daraus eine passende Lösung.

Buchhaltung kann sehr unterschiedlich aufwendig sein. Eine GmbH mit wenigen strukturierten Geschäftsvorfällen ist anders zu bearbeiten als ein E-Commerce-Unternehmen mit vielen Zahlungsdienstleistern, Retouren, Gebühren und Schnittstellen.
Auch Rückfragen, fehlende Belege, ungeklärte Zahlungen oder nicht abgestimmte Altdaten wirken sich auf den Aufwand aus. Deshalb ist eine faire Einschätzung erst nach Prüfung des tatsächlichen Umfangs möglich.

Eine effiziente Buchhaltung entsteht durch vollständige Belege, klare Abläufe, zeitnahe Übergabe, saubere Zahlungszuordnung, digitale Prozesse und kurze Rückmeldezeiten bei Rückfragen.
Je strukturierter die Unterlagen bereitgestellt werden, desto weniger Zeit wird für Nachfragen, Suche und Klärung benötigt.

Steuerberater & externe Zusammenarbeit

Ja, das ist in vielen Fällen sinnvoll. BiBU Office kann die laufende Buchhaltung übernehmen und die Daten so vorbereiten, dass der Steuerberater für Jahresabschluss, Steuererklärungen oder steuerliche Beratung darauf aufbauen kann.
Eine klare Aufgabenverteilung zwischen Unternehmen, Buchhaltung und Steuerberater verhindert Missverständnisse und doppelte Arbeit.

Eine externe Buchhaltung entlastet das Unternehmen intern und sorgt für klare Prozesse. Unternehmer müssen keine eigene Buchhaltungsabteilung aufbauen, erhalten aber dennoch regelmäßige Auswertungen und professionelle Unterstützung.
Gerade für kleine GmbHs ist das oft sinnvoll, weil intern häufig weder Zeit noch Fachwissen für eine dauerhaft saubere Buchhaltung vorhanden sind.

Ja, je nach Bedarf können auch einzelne Bereiche unterstützt werden. Das kann zum Beispiel die laufende Buchhaltung, OPOS-Abstimmung, Bankabstimmung, Reporting, Zahlungsverkehr, vorbereitende Jahresabschlussarbeiten oder die Bereinigung bestimmter Sachverhalte betreffen.
Welche Unterstützung sinnvoll ist, wird individuell besprochen.

Aufarbeitung & Sonderfälle

Ja, je nach Umfang können auch ältere oder unvollständige Buchhaltungen aufgearbeitet oder bereinigt werden. Dabei wird geprüft, welche Daten vorhanden sind, welche Zeiträume betroffen sind und welche Unterlagen fehlen.
Solche Aufarbeitungen sollten klar vom laufenden Monatsprozess getrennt werden, damit Aufwand und Zielsetzung transparent bleiben.

Ja, auch kleinere Unternehmen können betreut werden, wenn ein sinnvoller digitaler Prozess möglich ist. Entscheidend ist nicht nur die Größe des Unternehmens, sondern ob eine strukturierte Zusammenarbeit aufgebaut werden kann.
Gerade kleine GmbHs profitieren häufig davon, wenn Buchhaltung, Auswertungen und Vorbereitung für den Steuerberater sauber organisiert sind.

Philosophie & Kontakt

BiBU Office versteht Buchhaltung nicht nur als Erfassung von Belegen. Wichtig sind auch Abstimmung, Plausibilität, Rückfragen, Auswertbarkeit und ein sauberer Monatsprozess.
Dadurch entsteht eine Buchhaltung, die nicht nur formell vorhanden ist, sondern dem Unternehmen auch wirklich hilft.

Monatliche Auswertungen helfen Unternehmern, die wirtschaftliche Entwicklung besser zu verstehen. Umsatz, Kosten, Ergebnis, offene Forderungen, Verbindlichkeiten und Liquidität sollten nicht erst am Jahresende betrachtet werden.
Eine laufend gepflegte Buchhaltung schafft dafür die Grundlage.

Sie können uns kontaktieren, wenn Sie Ihre laufende Buchhaltung digitalisieren, auslagern oder neu strukturieren möchten. Im ersten Schritt klären wir gemeinsam den aktuellen Stand, die vorhandenen Systeme, den gewünschten Leistungsumfang und den möglichen Starttermin.
Danach erhalten Sie eine Einschätzung, wie die Zusammenarbeit aufgebaut werden kann.